10.03.2011 14:58 |
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е Администрация Ковровского района 02.03.2011 № 166 Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальным учреждением Ковровского района «Ковровский районный архив» муниципальной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в МУ «Ковровский районный архив»»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», П о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальным учреждением Ковровского района «Ковровский районный архив» муниципальной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в МУ «Ковровский районный архив»», согласно приложению. 2. Контроль за исполнением Административного регламента возложить на директора муниципального учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» С.Н. ПРОШИНУ. 3. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете «Знамя труда» и размещению на сайте администрации района.
Первый заместитель главы,
Приложение №1 к постановлению администрации Ковровского района от 02.03.2011 N 166
Административный регламент
1. Общие положения Административный регламент по предоставлению муниципальным учреждением Ковровского района «Ковровский районный архив» муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в МУ «Ковровский районный архив» (далее – Регламент), разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги. 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1. Наименование муниципальной услуги Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в МУ «Ковровский районный архив» (далее – муниципальная услуга). 2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу Муниципальное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» (далее - Архив). 2.3. Получатели муниципальной услуги Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются юридические или физические лица, граждане России, органы местного самоуправления, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. 2.4. Результат предоставления муниципальной услуги Выдача (отправка) заявителю соответствующим образом оформленной архивной копии, архивной справки, архивной выписки, ответа на запрос. 2.5. Срок предоставления муниципальной услуги 2.5.1. Запросы заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях (длительное отсутствие специалистов Архива, связанное с болезнью, временное закрытие Архива на ремонт, другие форс-мажорные обстоятельства, не позволяющие исполнить запрос в срок) директор Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя и указав причину. 2.5.2. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения. 2.5.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя. 2.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
2.7.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги 2.7.1.Рассмотрение запросов граждан проводится при наличии документов, подтверждающих право на получение запрашиваемой информации. Физические лица представляют:
При поступлении запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
2.7.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес Архива, поступивший при личном обращении, по почте, по электронной почте. Образцы заявлений приведены в приложение № 1 к настоящему Регламенту. В запросе следует указать сведения, необходимые для его исполнения:
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги Основания для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены. 2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги Решение об отказе в исполнении запроса принимается в случаях:
Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть:
В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью директора Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. 2.10. Оплата муниципальной услуги Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе. 2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги, срок регистрации запроса 2.11.1. Максимальное время ожидания граждан в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не должно превышать 30 минут. 2.11.2. Максимальное время ожидания граждан в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 10 минут. 2.11.3. Время ожидания очереди на прием к директору или для получения консультации не должно превышать 20 минут. Время приема директором Архива должно составлять не менее двух часов в неделю. 2.11.4. Письменные запросы заявителей, поступившие в Архив при личном обращении, по почте или по электронной почте, регистрируются в день поступления. 2.12. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.12.1. Местонахождение Архива и его почтовый адрес: 2.12.2. График работы Архива: 2.12.3. Информирование граждан по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
2.12.4. На информационном стенде в приемной Архива и на официальном сайте администрации Ковровского района представлена исчерпывающая информация в текстовом виде: почтовый и электронный адрес, контактные телефоны Архива, режим работы Архива, состав документов, находящихся на хранении в Архиве, порядок обращения в Архив, образцы заполнения заявлений и перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги. Адрес официального сайта администрации Ковровского района: http://www.akrvo.ru 2.12.5. При личном обращении граждан, по письменным обращениям, по телефону и по электронной почте, специалисты Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан, специалисты Архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива). 2.12.6. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архива, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на руководителя Архива, либо обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить исчерпывающую информацию. Продолжительность телефонного разговора не должна превышать 15 минут. 2.12.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива (пункт 2.12.2. настоящего Регламента). Консультации и справки представляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги. 2.12.8. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица. 2.12.9. При информировании по письменным обращениям в электронной форме специалист Архива отправляет исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя. 2.12.10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области ao.avo.ru 2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги 2.13.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом и втором этажах здания, имеет отдельный вход. На центральной стене здания, в котором расположен Архив, и на двери при входе в помещение имеются таблички со сведениями о полном наименовании органа, предоставляющего муниципальную услугу, режиме работы. Помещение оснащено телефоном, а так же оборудовано: средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); охранно-пожарной сигнализацией. 2.13.2. Помещение для информирования, ожидания и приема заявителей (приемная) располагается на втором этаже Архива. Приемная оборудована диваном, стульями, столом, бумагой, бланками заявлений и ручками для записи информации. 2.13.3. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на информационном стенде в приемной Архива (пункт 2.12.4. настоящего Регламента). 2.13.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. Ответственному за предоставление муниципальной услуги своевременно выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги. 2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги Показателями доступности и качества муниципальной услуги является соблюдение сроков ее предоставления, а так же отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей. 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архива:
Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении № 2 к настоящему Регламенту. 3.1.1. Регистрация запросов и передача их на рассмотрение 3.1.1.1. Письменные запросы заявителей, поступившие в Архив при личном обращении, по почте, по электронной почте или посредством факсимильной связи, регистрируются в день поступления. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. 3.1.1.2. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация ведется в специальном журнале. В журнал заносится следующая информация: фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации), почтовый адрес, контактный телефон заявителя, суть обращения (в краткой форме). 3.1.1.3. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса. Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. 3.1.1.4. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации и передача запроса должностному лицу, ответственному за предоставление муниципальной услуги. Максимальное время выполнения действия – 10 минут. 3.1.2. Анализ тематики поступивших запросов 3.1.2.1. Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных «Архивный фонд». Максимальное время выполнения действия – 30 минут. 3.1.2.2. Результатом административного действия является:
3.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов 3.1.3.1. Специалист Архива при поступлении запроса совершает следующие действия:
3.1.3.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ. 3.1.4. Оформление архивных копий, архивных справок, архивных выписок. Архивная копия, архивная справка, архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная копия», «Архивная справка», «Архивная выписка». 3.1.4.1. Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке. На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью Архива, подписью директора Архива. При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов). 3.1.4.2. Архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов на основании которых она составлена. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). 3.1.4.3. Архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). 3.1.4.4. В архивной копии, справке, выписке, объем которой превышает один лист, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью Архива. 3.1.4.5. Архивная копия, справка, выписка изготавливается на бланке Архива, подписывается директором Архива и заверяется печатью Архива. 3.1.4.6. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. 3.1.4.7. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью Архива. 3.1.4.8. Архивные копии, справки, выписки оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском). 3.1.4.9. Результатом административной процедуры является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная копия, архивная справка или архивная выписка Максимальное время выполнения действия – 30 дней с момента регистрации запроса. 3.1.5. Выдача (отправка) архивных копий, архивных справок, архивных выписок, ответов на запрос 3.1.5.1. Основанием для начала проведения данной административной процедуры является подписание директором Архива оформленной архивной копии, справки, выписки, ответа на запрос. 3.1.5.2. Архивная копия, справка, выписка, предназначенная для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылается Архивом на следующий день после оформления по почте простым письмом непосредственно в адреса заявителя или выдается лично в руки заявителю при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, либо доверенному лицу при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. 3.1.5.3. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте простым письмом. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа. 3.1.5.4. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке. 3.1.5.5. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения. 3.1.5.6. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции. Максимальное время выполнения действия – 10 минут. 4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги 4.1. Порядок осуществления текущего контроля 4.1.1. Внутренний текущий контроль над своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет директор Архива. Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения – 30 дней со дня поступления. 4.1.2. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Архива. 4.1.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. 4.1.4. Внешний контроль за предоставлением Архивом муниципальной услуги осуществляется архивным департаментом администрации Владимирской области. Порядок и формы контроля определены административным регламентом исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденным постановлением губернатора Владимирской области от 08.12.2008 № 851. 4.2. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги 4.2.1. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа. 4.2.2. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. 4.2.3. По фактам нарушений работниками Архива настоящего административного регламента при исполнении полномочий Главой Ковровского района назначается служебная проверка. 4.2.4. При уходе в отпуск работник Архива обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу. 4.2.5. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги, данное должностное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности. 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц 5.1. Получатель муниципальной услуги имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а так же должностных лиц Архива в досудебном (внесудебном) порядке, обратившись с жалобой лично или направив письменное обращение, жалобу. 5.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
В случае необходимости в подтверждение своих доводов (если в тексте жалобы содержится ссылка на документы либо у заявителя имеются документы, подтверждающие факт, содержащийся в тексте жалобы) заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии. 5.3. Директор Архива:
5.4. Ответ на жалобу подписывается руководителем Архива. 5.5. Письменная жалоба, поступившая в Архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. 5.6. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается. 5.7. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 5.8. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно (не менее двух раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Архива вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в данный Архив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос. 5.9. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю вышестоящего должностного лица. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
Приложение № 1к Регламенту от________________________________ _________________________________ 19________г.р., проживающего(ей) по адресу:_________ __________________________________
заявление
Прошу подтвердить стаж работы на (в)___________________________________________
Дата приема, приказ № ___ от «__» ___________ ______ г. _________________________ Дата перевода, приказ № ___ от «__» ___________ ______ г. _______________________ Дата увольнения, приказ № ___ от «__» ___________ ______ г. Копия трудовой книжки прилагается ______________________ 20___г. ________________
__В МУ «Ковровский районный архив»__ от _________________________________ ____________________________________ 19________г.р., проживающего(ей) по адресу:____________ _____________________________________
заявление
Прошу выдать справку о заработной плате за период работы на (в)_____________
Копия трудовой книжки прилагается
__В МУ «Ковровский районный архив»__ от __________________________________ _____________________________________ 19________г.р., проживающего(ей) по адресу:____________ _____________________________________
заявление Прошу выдать архивную выписку о передаче земельного участка в собственность в _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Основание: Постановление Главы администрации_________________________________ №___________от _____________________ ______________________ 20___г. ________________
Приложение № 2
БЛОК-СХЕМА по предоставлению муниципальной услуги по организации |
Обновлено 11.03.2011 08:52 |