Муниципальное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» образовано в апреле 2008 года в целях разграничения управленческих функций по управлению архивным делом на территории муниципального образования Ковровский район. Архив выполняет свою работу по четырем основным направлениям: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В 2011 году продолжалась работа по обеспечению сохранности документов, находящихся в архиве: проводился регулярный контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилища; один раз в квартал проводился санитарный день; производилась своевременная подшивка дел, достигнуто 100% – ное картонирование документов.

Продолжается работа по приему документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования архива и документов по личному составу от ликвидируемых организаций Ковровского района. В 2011 году принято на хранение в архив 888 дел, на 130 дел больше, чем в 2010 году.

На 01.01.2012 года в МБУ «Ковровский районный архив» находится на хранении 68 фондов – 8704 единиц хранения (на 01.01.2011 года – 62 фонда – 7816 единиц хранения.

Обеспечивается своевременное предоставление описей дел на ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области в соответствии с графиком. В 2011 году на утверждение ЭПК представлено 248 дел постоянного хранения от 20 организаций, на согласование – 609 дел по личному составу от 17 организаций. Проводится работа по согласованию номенклатур дел.

Архив оказывает методическую помощь организациям в области архивного дела. В течение года проведено 44 консультации с работниками делопроизводственных служб предприятий, организаций и учреждений, находящихся в стадии ликвидации или банкротства, занимающихся обработкой дел при подготовке к сдаче в архив, а так же с работниками администраций сельских поселений и структурных подразделений администрации Ковровского района, ответственных за работу с архивными документами.

Для ведения государственного учета документов в автоматизированном режиме в работе архива используется программный комплекс «Архивный фонд». В 2011 году в БД внесено 25 фондов, 30 описей. В разделах «Фонд» и «Опись» данные заполнены на все фонды, находящиеся на хранении в архиве. В 2012 году запланировано приступить к ведению раздела «Единицы хранения». Так же своевременно вносятся изменения во все учетные документы на все фонды архива.

В настоящее время в районный архив обращается много граждан и представителей организаций с запросами о трудовом стаже, заработной плате, об имущественных отношениях. За 2011 год специалистами районного архива исполнено 1276 запросов граждан, проведено 334 устных консультаций, в т.ч. по телефону и с использованием электронной почты, по вопросам: наличие документов в архиве, сроки исполнения социально-правовых запросов, местонахождение, график работы архива, как сделать письменный запрос по почте, какие документы необходимо иметь при обращении в архив. Оформлен стенд для посетителей с необходимой информацией. С целью оповещения населения на официальном сайте администрации Ковровского района размещена информация о режиме работы и местонахождении МБУ «Ковровский районный архив», о составе документов, находящихся на хранении в архиве, об оказываемых архивом муниципальных услугах, а так же информация о том, куда следует обращаться за теми или иными документами, какие запросы исполняет архив, образцы заявлений.

Продолжается работа по развитию и укреплению материально-технической базы. В 2011 году в архивохранилище установлено 30 погонных метров металлических стеллажей, закуплено необходимое количество архивных коробов, являющихся первичными средствами хранения документов в соответствии с архивными правилами.

В 2011 году архив преобразован в бюджетное учреждение согласно Федеральному закону от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», внесено изменение в наименование учреждение, разработан, утвержден и зарегистрирован в федеральной налоговой службе Устав муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» в новой редакции. МБУ «Ковровский районный архив» выполнил план работы на 2011 год по всем показателям. Работу архива обеспечивают два специалиста.

Планирование деятельности МБУ «Ковровский районный архив» на 2012 год производилось исходя из необходимости внесения корректив в организацию финансово-хозяйственной деятельности архива в связи с его преобразованием в бюджетное учреждение. Основными задачами предстоящего года будут организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь, связанных с социально-правовой защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного учреждения.