Информационно-аналитический материал по итогам работы муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» за 2012 год

Муниципальное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» образовано в апреле 2008 года в целях разграничения управленческих функций по управлению архивным делом на территории муниципального образования Ковровский район. Архив выполняет свою работу по четырем основным направлениям: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В 2012 году продолжалась работа по обеспечению сохранности документов. В здании и помещениях архива создан оптимальный температурно-световой, санитарно-гигиенический, противопожарный и охранный режимы. Архив в необходимом количестве оснащен специальными средствами хранения документов (металлическими стеллажами, шкафами, архивными коробами и папками).

Продолжается работа по приему документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования архива и документов по личному составу от ликвидируемых организаций Ковровского района. В 2012 году принято на хранение в архив 825 дел, в том числе 109 дел постоянного хранения от 10 организаций и 716 дел по личному составу от ликвидированных предприятий (МУ «Геопроект», колхоз «Достижение» Осиповского сельсовета, ООО «Заря»), 4 дела снято с архивного учета.

На 01.01.2013 года в МБУ «Ковровский районный архив» находится на хранении 75 фондов – 9525 единиц хранения (на 01.01.2012 года – 68 фондов – 8704 единиц хранения). Обеспечивается своевременное предоставление описей дел на ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области в соответствии с графиком. В 2012 году на утверждение ЭПК представлено 186 дел постоянного хранения от 14 организаций, на согласование – 836 дел по личному составу от 13 организаций. Проводится работа по согласованию номенклатур дел.

Архив оказывает методическую помощь организациям в области архивного дела. В течение года проведено 42 консультации с работниками делопроизводственных служб предприятий, организаций и учреждений, находящихся в стадии ликвидации или банкротства, занимающихся подготовкой документов к сдаче в архив, а так же с работниками администраций сельских поселений и структурных подразделений районной администрации, ответственных за работу с архивными документами.

Для ведения государственного учета документов в автоматизированном режиме в работе архива используется программный комплекс «Архивный фонд». Все документы по мере поступления заносятся в базу данных. В разделах «Фонд» и «Опись» данные заполнены на все фонды, находящиеся на хранении в архиве. В 2012 году начата работа по ведению раздела «Единицы хранения», занесено 346 единиц. Так же своевременно вносятся изменения во все учетные документы на все фонды.

В МБУ «Ковровский районный архив» обращается много граждан и представителей организаций с запросами о трудовом стаже, заработной плате, с имущественными запросами. В 2012 году специалистами архива выдано 1301 архивная справка, копия, выписка, 2 тематические справки. Для осуществления информационного взаимодействия с управлением пенсионного фонда РФ в г.Коврове при исполнении запросов социально-правового характера приобретен, установлен и используется в работе программный продукт VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.

В 2012 году проведено 455 устных консультаций граждан при личном обращении, по телефону и электронной почте по вопросам: наличие документов в архиве, сроки исполнения социально-правовых запросов, местонахождение, график работы архива, как сделать письменный запрос по почте, какие документы необходимо иметь при обращении в архив. С целью оповещения населения на информационных стендах в приемной архива и на официальном сайте администрации Ковровского района размещена информация о режиме работы и местонахождении МБУ «Ковровский районный архив», о составе документов, находящихся на хранении в архиве, об оказываемых архивом муниципальных услугах, а так же информация о том, куда следует обращаться за теми или иными документами, какие запросы исполняет архив, образцы заявлений.

Продолжается работа по развитию и укреплению материально-технической базы. На 01.01.2013 года в архиве установлено 246 погонных метров металлических стеллажей для хранения архивных документов (степень загруженности 80%, имеются резервные площади), 2 металлических шкафа для хранения научно-справочного аппарата и учетной документации, необходимое для работы оборудование и техника, имеется подключение к сети Интернет. МБУ «Ковровский районный архив» выполнил план работы на 2012 год по всем показателям. Работу архива обеспечивают два специалиста.

Основными задачами на 2013 год для МБУ «Ковровский районный архив» являются организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь, связанных с социально-правовой защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного учреждения. Большая работа планируется по приему документов от ликвидирующихся организаций Ковровского района (СПК «Искра», СПК «Ковровский», ООО «ЗМС «Красный Октябрь», ООО ПАФ «Ковровская», управление здравоохранения, охраны труда и социального партнёрства, отдел сельского хозяйства, потребительского рынка и услуг администрации Ковровского района и др.).