Информационно-аналитический материал по итогам работы муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» за 2014 год

Муниципальное бюджетное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» выполняет свою работу по четырем основным направлениям: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В 2014 году продолжалась работа по обеспечению сохранности документов. В здании и помещениях архива создан оптимальный температурно-световой, санитарно-гигиенический, противопожарный и охранный режимы. Архив в необходимом количестве оснащен специальными средствами хранения документов. На 01.01.2015 года в архиве установлено 246 погонных метров металлических стеллажей для хранения архивных документов (степень загруженности 85%, имеются резервные площади), 2 металлических шкафа для хранения научно-справочного аппарата и учетной документации, необходимое для работы оборудование и техника, имеется подключение к сети Интернет.

Продолжается работа по приему документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования архива и документов по личному составу от ликвидируемых организаций Ковровского района. В 2014 году принято на хранение в архив 585 дел, в том числе 176 дел постоянного хранения от 13 организаций и 409 дел по личному составу от ликвидированной организации (ЗАО «Транзит»).

На 01.01.2015 года в МБУ «Ковровский районный архив» находится на хранении 83 фонда – 11062 единицы хранения. Обеспечивается своевременное предоставление описей дел на ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области в соответствии с графиком. В 2014 году на утверждение ЭПК представлено 269 дел постоянного хранения от 11 организаций, на согласование – 553 дел по личному составу от 10 организаций. Проводится работа по согласованию номенклатур дел.

Архив оказывает методическую помощь организациям в области архивного дела. В течение года проведено 40 консультации с работниками делопроизводственных служб предприятий, организаций и учреждений, находящихся в стадии ликвидации или банкротства, занимающихся подготовкой документов к сдаче в архив, а так же с работниками администраций сельских поселений и структурных подразделений районной администрации, ответственных за работу с архивными документами.

Для ведения государственного учета документов в автоматизированном режиме в работе архива используется программный комплекс «Архивный фонд». Все документы по мере поступления заносятся в базу данных. В разделах «Фонд» и «Опись» данные заполнены на все фонды, находящиеся на хранении в архиве, ведется работа по ведению раздела «Единицы хранения», занесено 6198 единиц (из них в 2014 г. – 2432). Так же своевременно вносятся изменения во все учетные документы на все фонды.

В МБУ «Ковровский районный архив» обращается много граждан и представителей организаций с запросами о трудовом стаже, заработной плате, с имущественными и тематическими запросами. В 2014 году специалистами архива выдано 1401 архивных справок, копий, выписок (в 2013 году – 1260), 2 тематические справки. Для осуществления информационного взаимодействия с управлением пенсионного фонда РФ в г.Коврове при исполнении запросов социально-правового характера в работе используется программный продукт VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.

В 2014 году проведено 512 устных консультаций граждан при личном обращении, по телефону и электронной почте по вопросам: наличие тех или иных документов в архиве, сроки исполнения социально-правовых запросов, местонахождение, график работы архива, как сделать письменный запрос по почте, какие документы необходимо иметь при обращении в архив и т.д.. С целью оповещения населения на информационных стендах в приемной архива и на официальном сайте администрации Ковровского района размещена информация о режиме работы и местонахождении МБУ «Ковровский районный архив», о составе документов, находящихся на хранении в архиве, об оказываемых архивом муниципальных услугах, а так же информация о том, куда следует обращаться за теми или иными документами, какие запросы исполняет архив, образцы заявлений.

МБУ «Ковровский районный архив» выполнил план работы на 2014 год по всем показателям.

При ознакомительном посещении учреждения директором департамента администрации Владимирской области С.Н. Квасниковым и заведующим архивным отделом Н.Е. Алексеевой архив был отмечен положительно, на семинаре руководителей муниципальных архивов Владимирской области, прошедшем 26.11.2014г. в архивном областном департаменте, МБУ «Ковровский районный архив» был поставлен в пример.

Работу архива обеспечивают два специалиста: директор Прошина С.Н. и главный специалист Кочергина И.А..

Основными задачами на 2015 год для муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» являются организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь, связанных с социально-правовой защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного учреждения.