Информационно-аналитический материал по итогам работы муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» за 2015 год

Муниципальное бюджетное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» выполняет свою работу по четырем основным направлениям: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В 2015 году продолжалась работа по обеспечению сохранности документов. В здании и помещениях архива созданы оптимальные температурно-световой, санитарно-гигиенический, противопожарный и охранный режимы. Архив в необходимом количестве оснащен специальными средствами хранения документов. На 01.01.2016 года в архиве имеется 246 погонных метров металлических стеллажей для хранения архивных документов (степень загруженности 85%, имеются резервные площади), 2 металлических шкафа для хранения научно-справочного аппарата и учетной документации, необходимое для работы оборудование и техника, имеется подключение к сети Интернет. Все документы, находящиеся на хранении в архиве, упакованы в архивные короба в соответствии с правилами.

Продолжалась работа по приему документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования архива и документов по личному составу от ликвидируемых организаций Ковровского района. В 2015 году принято на хранение в архив 248 дел, в том числе 170 дел постоянного хранения от 11 учреждений и 78 дел по личному составу от 2 учреждений.

На 01.01.2016 года в МБУ «Ковровский районный архив» находится на хранении 85 фондов – 11312 единиц хранения. Обеспечивается своевременное предоставление описей дел на ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области в соответствии с графиком. В 2015 году на утверждение ЭПК представлено 162 дела постоянного хранения от 12 учреждений, на согласование – 209 дел по личному составу от 10 учреждений. Проводится работа по согласованию номенклатур дел.

Архив оказывает методическую помощь организациям в области архивного дела. Проведены консультации с работниками делопроизводственных служб предприятий, организаций и учреждений, находящихся в стадии ликвидации или банкротства, занимающихся обработкой дел при подготовке к сдаче в архив (управление здравоохранения, охраны труда и социального партнерства администрации Ковровского района, ЗАО «Союз»), администраций сельских поселений и структурных подразделений администрации Ковровского района.

Для ведения государственного учета документов в автоматизированном режиме в работе архива используется программный комплекс «Архивный фонд». Все документы по мере поступления заносятся в базу данных. В разделах «Фонд» и «Опись» данные заполнены на все фонды, находящиеся на хранении в архиве, ведется работа по ведению раздела «Единицы хранения», занесено 7818 единиц (из них в 2015 г. – 1620).

Так же своевременно вносятся изменения во все учетные документы на все фонды.

В МБУ «Ковровский районный архив» обращается много граждан и представителей организаций с запросами о трудовом стаже, заработной плате, с имущественными и тематическими запросами. В 2015 году специалистами архива выдано 1600 архивных справок, копий, выписок (в 2014 году – 1401), 2 тематические справки.

В 2015 году проведено 486 устных консультаций граждан при личном обращении, по телефону и электронной почте по вопросам: наличие тех или иных документов в архиве, сроки исполнения социально-правовых запросов, местонахождение, график работы архива, как сделать письменный запрос по почте, какие документы необходимо иметь при обращении в архив и т.д.. С целью оповещения населения на информационных стендах в приемной архива и на официальном сайте администрации Ковровского района размещена информация о режиме работы и местонахождении МБУ «Ковровский районный архив», о составе документов, находящихся на хранении в архиве, об оказываемых архивом муниципальных услугах, а так же информация о том, куда следует обращаться за теми или иными документами, какие запросы исполняет архив, образцы заявлений.

МБУ «Ковровский районный архив» выполнил план работы на 2015 год по всем показателям.

Работу архива обеспечивают два специалиста: директор Прошина С.Н. и главный специалист Иванова Е.А..

Основными задачами на 2016 год для муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» по-прежнему остаются организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь, связанных с социально-правовой защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного учреждения.