Муниципальное бюджетное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» выполняет свою работу по четырем основным направлениям: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
В 2013 году продолжалась работа по обеспечению сохранности документов. В здании и помещениях архива создан оптимальный температурно-световой, санитарно-гигиенический, противопожарный и охранный режимы. Архив в необходимом количестве оснащен специальными средствами хранения документов. На 01.01.2014 года в архиве установлено 246 погонных метров металлических стеллажей для хранения архивных документов (степень загруженности 85%, имеются резервные площади), 2 металлических шкафа для хранения научно-справочного аппарата и учетной документации, необходимое для работы оборудование и техника, имеется подключение к сети Интернет.
Продолжается работа по приему документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования архива и документов по личному составу от ликвидируемых организаций Ковровского района. В 2013 году принято на хранение в архив 945 дел, в том числе 209 дел постоянного хранения от 16 организаций и 736 дел по личному составу от ликвидированных организаций (колхозы «Всходы», «Победа», СПК (колхоз) «Искра», ООО ЗМС «Красный Октябрь», отдел сельского хозяйства, потребительского рынка и услуг администрации Ковровского района).
На 01.01.2014 года в МБУ «Ковровский районный архив» находится на хранении 80 фондов – 10475 единиц хранения. Обеспечивается своевременное предоставление описей дел на ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области в соответствии с графиком. В 2013 году на утверждение ЭПК представлено 202 дела постоянного хранения от 15 организаций, на согласование – 720 дел по личному составу от 15 организаций. Проводится работа по согласованию номенклатур дел.
Архив оказывает методическую помощь организациям в области архивного дела. В течение года проведено 36 консультации с работниками делопроизводственных служб предприятий, организаций и учреждений, находящихся в стадии ликвидации или банкротства, занимающихся подготовкой документов к сдаче в архив, а так же с работниками администраций сельских поселений и структурных подразделений районной администрации, ответственных за работу с архивными документами.
Для ведения государственного учета документов в автоматизированном режиме в работе архива используется программный комплекс «Архивный фонд». Все документы по мере поступления заносятся в базу данных. В разделах «Фонд» и «Опись» данные заполнены на все фонды, находящиеся на хранении в архиве, ведется работа по ведению раздела «Единицы хранения», занесено 3766 единиц (из них в 2012 г. – 346, в 2013 г. – 3420). Так же своевременно вносятся изменения во все учетные документы на все фонды.
В МБУ «Ковровский районный архив» обращается много граждан и представителей организаций с запросами о трудовом стаже, заработной плате, с имущественными и тематическими запросами. В 2013 году специалистами архива выдано 1260 архивных справок, копий, выписок, 2 тематические справки. Для осуществления информационного взаимодействия с управлением пенсионного фонда РФ в г.Коврове при исполнении запросов социально-правового характера в работе используется программный продукт VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.
В 2013 году проведено 520 устных консультаций граждан при личном обращении, по телефону и электронной почте по вопросам: наличие тех или иных документов в архиве, сроки исполнения социально-правовых запросов, местонахождение, график работы архива, как сделать письменный запрос по почте, какие документы необходимо иметь при обращении в архив и т.д.. С целью оповещения населения на информационных стендах в приемной архива и на официальном сайте администрации Ковровского района размещена информация о режиме работы и местонахождении МБУ «Ковровский районный архив», о составе документов, находящихся на хранении в архиве, об оказываемых архивом муниципальных услугах, а так же информация о том, куда следует обращаться за теми или иными документами, какие запросы исполняет архив, образцы заявлений.
МБУ «Ковровский районный архив» выполнил план работы на 2013 год по всем показателям. Работу архива обеспечивают два специалиста: директор Прошина С.Н. и главный специалист Иванова Е.А..
Организована и проведена экскурсия для школьников 9 класса Клязьмогородецкой основной школы по профессиональному ориентированию на тему «Что такое архив?». Цель экскурсии: познакомить с краткой историей образования архива, с его функциями, с работой, которую проводят специалисты архива.
Основными задачами на 2014 год для муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» являются организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь, связанных с социально-правовой защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного учреждения. Большая работа планируется по приему документов от ликвидирующихся организаций Ковровского района (ЗАО «Транзит», управление здравоохранения, охраны труда и социального партнерства и др.).
